I campioni chirurgici da cui sono prelevati i frammenti tissutali da conservare in Trentino Biobank vengono esaminati da un anatomo-patologo e i prelievi effettuati sotto la sua responsabilità, al fine di garantire la normale procedura diagnostica. I prelievi sono quindi effettuati sui cosiddetti “left over tissues” cioè quelle porzioni di tessuto ridondanti ai fini diagnostici. I tessuti sono raccolti in un tempo breve (entro 20 minuti) dalla asportazione chirurgica e congelati in isopentano preraffreddato a -80° C. Parte dei tessuti viene inoltre fissata in formalina e conservata in paraffina. Sui campioni viene effettuato un controllo della tipologia dei tessuti, della cellularità e della eventuale presenza di necrosi.
La manipolazione di tessuto umano comporta un rischio di esposizione a probabili agenti infettivi. Non è possibile infatti assicurare l’assenza di agenti infettivi nel biomateriale archiviato. Per minimizzare tali rischi è necessario che tutti coloro che utilizzeranno il materiale archiviato in TBB considerino i campioni come potenzialmente infetti. Pertanto i responsabili dell’acquisizione dei materiali e i ricercatori che li ricevono a scopo di studio, si assumono la piena responsabilità di informazione e formazione di tutto il personale che utilizzerà il materiale riguardo al rischio biologico, e di mettere in atto tutte le possibili misure preventive.
I biomateriali sono congelati con due sostanziali metodiche, una che prevede l’utilizzo di cryovials e una che prevede l’utilizzo di cryomolds e di liquido conservante OCT. I materiali sono congelati per immersione in isopentano (2-metil butano) precedentemente raffreddato e stoccati in appositi contenitori termici in freezer a –80°C (successivamente si procederà anche allo stoccaggio in contenitori ai vapori di azoto). Tutti i biomateriali sono contrassegnati da un sistema con codice a barre, univoco e segreto che ne permette la gestione garantendo l’anonimato al paziente.
I dati relativi ai campioni presenti in Trentino Biobank sono gestiti da un sistema informatico che prevede la presenza di un applicativo centrale per la memorizzazione delle informazioni relative ai biomateriali e al loro stoccaggio. Tali informazioni sono correlate ai dati clinici, patologici e genetici del paziente, gestite prevalentemente da sistemi legacy nell’ Unità operativa di Anatomia Patologica Multizonale dell’Ospedale S. Chiara di Trento. Solo il Responsabile di Trentino Biobank, o un suo delegato, potranno attivare una procedura per associare i dati e i campioni alla identità dei donatori quando sia indispensabile per condurre uno specifico progetto di ricerca o quando risponda a precise esigenze cliniche nell’interesse del paziente stesso. Inoltre verraà raccolto il consenso alla donazione del biomateriale, tale documento illustra al paziente le finalità della biobanca e le modalità di trattamento dei campioni. In tale documento il paziente donatore esprime una serie di esplicite autorizzazioni ed eventuali restrizioni all’uso dei campioni.
Il sistema qualità di Trentino Biobank prevede sia alcune attività di controllo della qualità dei materiali e delle procedure sia un costante aggiornamento del personale, tramite modalità di tutoraggio e di formazione. Il controllo di qualità valuta tutti gli aspetti delle procedure di biobanking, comprese:
a) verifica dal punto di vista diagnostico istopatologico dei biomateriali, con controllo, prima dell’utilizzo, delle caratteristiche dei tessuti raccolti con quantificazione della presenza di eventuale necrosi (scala semiquantitativa: assente, focale, estesa) e cellularità (scala semiquantitativa: assente, focale, estesa)
b) verifiche della qualità dei tessuti congelati, con valutazione dei componenti cellulari mediante verifica dell’RNA estratto ed eventualmente mediante quantificazione di alcuni geni housekeeping su campioni tissutali selezionati.